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10 Merkmale einer professionellen Präsentation.

Wenn Sie diese Punkte beachten, ist Ihr erfolgreicher Auftritt gesichert.

Lesezeit 8 Minuten

Präsentationen werden für die unterschiedlichsten Anlässe erstellt. Für den runden Geburtstag des Patenonkels ebenso wie für die Quartalspräsentation im Vorstand eines DAX-Unternehmens. Was unterscheidet eine professionelle Präsentation im Business-Kontext von einer gelegentlichen Präsentation und worauf sollten Sie achten, wenn Sie als professioneller Präsentator wahrgenommen werden wollen? In diesem Blogartikel geht es um die wichtigsten 10 Kennzeichen von professionell erstellten Business-Präsentationen.

Storytelling für Ihre Zuhörer

1.

Der Rote Faden

roter Faden

Eine richtig gute Präsentation hat einen roten Faden. Die Botschaften und Argumente bauen schlüssig aufeinander auf, das Publikum kann dem Vortrag einfach folgen, die Kernaussage ist für alle klar und nachvollziehbar.

Um den roten Faden für Ihre Präsentation zu finden, sollten Sie sich vorab mit diesen Fragestellungen beschäftigen: 

  • Wer ist die Zielgruppe meiner Präsentation? Wie relevant ist das Thema für mein Publikum und wie muss ich es aufbereiten, um die Relevanz zu verdeutlichen?
  • Was ist das Ziel meiner Präsentation, was will ich beim Publikum bewirken? Welchen Nutzen soll das Publikum aus meiner Präsentation ziehen?
  • Was ist meine Kernbotschaft? Was ist wichtig und was ist eher unwichtig, um diese Kernbotschaft zu transportieren.

Jetzt können Sie mit dem Aufbau Ihrer Präsentation beginnen. Mehr über den roten Faden und den klassischen Aufbau in Einleitung, Hauptteil, Schlussteil lesen Sie in unseren Blogartikeln.


Der rote Faden – Wie ein guter Aufbau ihrer Präsentation hilft, ihr Publikum mitzunehmen

Die drei Teile einer Präsentation: Einleitung, Hauptteil, Abschluss

2.

Corporate Design

Corporate Design in Präsentationen

Professionelle Präsentationen sind wichtige Kontaktpunkte zu Kunden, Partnern und Stakeholdern. Sie haben Einfluss auf die Markenwirkung des Absenders. Uneinheitliche Folien innerhalb einer Präsentation mit wechselnden Schriften und springenden Abständen sind im Businessbereich unangebracht. Aber auch eine einheitliche, aber unpassende Gestaltung sollten Sie vermeiden. Wenn Sie zum Beispiel für ein Technologie-Unternehmen arbeiten, dass für sein minimalistisches Design bekannt ist, sind überfüllte Folien tabu.

Unternehmen arbeiten in der Regel mit einem PowerPoint-Master, in dem gestalterische Vorgaben wie Schriften, Farben und Abstände voreingestellt sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle diese Vorgaben beherzigen.

Deshalb nutzen große und mittelständische Unternehmen, die Wert auf einen professionellen Präsentationsauftritt legen, PowerPoint Add-ins wie QuickSlide, die markenkonforme Vorlagen für alle gängigen Folientypen zur Verfügung stellen und zusätzliche Funktionen wie Corporate Design Checks anbieten. Mit solchen Tools ist jeder im Unternehmen in der Lage, professionelle Präsentationen im Corporate Design zu erstellen.

Lesen Sie auch unseren Blogartikel zu den Besonderheiten bei der Umsetzung Ihres Corporate Designs in PowerPoint. In einem weiteren Artikel zeigen wir Ihnen, wie ein Corporate Design-Wechsel in PowerPoint mit Hilfe von QuickSlide problemlos gelingt.

3.

Relevanz

Relevanz

Der Erfolg einer Präsentation hängt maßgeblich davon ab, ob es gelingt, die Relevanz des Themas für die Zielgruppe herauszustellen. Wer an den Bedarfen und Anforderungen seinen Publikums „vorbeipräsentiert“ darf sich nicht wundern, wenn sein Vortrag auf geringes Interesse stößt und das eigene Präsentationsziel nicht erreicht wird. Regel Nummer 1 ist es also, sich intensiv mit seiner Zielgruppe zu beschäftigen: Wer sitzt im Publikum? Welche Anforderungen und Herausforderungen hat die Zielgruppe? Welche Informationen sind für das Publikum von Interesse und wie müssen diese aufbereitet werden? Versetzen Sie sich in die Position Ihrer Zielgruppe, wählen Sie die richtige Sprache und Tonalität, schaffen Sie Anknüpfungspunkte an die Lebens- und Arbeitswelt Ihrer Zuhörer und entwickeln Sie eine Storyline, der das Publikum gerne folgt.

Es kann sinnvoll sein, eine Präsentation zu dem gleichen Thema auf unterschiedliche Arten zu strukturieren und aufzubereiten, je nachdem, wer im Publikum sitzt. Um mit dieser Arbeit nicht immer wieder bei null anfangen zu müssen, arbeiten beispielsweise Sales Teams mit Präsentationsbaukästen. Darin gibt es für unterschiedliche Themen und unterschiedliche Zielgruppen Folien und Folienvorlagen, die sich zu einer stimmigen Gesamtpräsentation zusammenfügen lassen. Das erleichtert die Erstellung zielgruppengerechter Präsentationen. Auf unserer Website lesen Sie, wie Vertriebsteams von Präsentationsbaukästen profitieren.

4.

Visualisierung

Visualisierung

Sie möchten, dass Ihre Botschaften bei den Zuhörern ankommen? Dann setzen Sie neben dem gesprochenen Wort und den Texten auch visuelle Elemente ein. Sie können Inhalte untermauern, komplexe Sachverhalte vereinfachen, wichtige Informationen highlighten. Visuelle Elemente wirken oft schneller als ausformulierte Gedanken. Sie können also auch zur besseren Erfassbarkeit Ihrer Inhalte beitragen. Es gibt unterschiedliche Arten der Visualisierung: Bilder, Icons, Piktogramme, Karten und Datenvisualisierung mit Grafiken und Diagrammen. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Elemente, die Sie einsetzen, zum Corporate Design Ihres Unternehmens passen und eine einheitliche Bildsprache entsteht. Viele Unternehmen haben für  diesem Zweck eigene Bilddatenbanken. Für Grafiken und Diagramme gelten selbstverständlich auch in PowerPoint die Farb- und Schriftvorgaben Ihres Unternehmens. Über QuickSlide können Unternehmen Vorlagen für unterschiedliche grafische und visuelle Darstellungsformen zur Verfügung stellen und Media-Bilddatenbanken direkt anbinden. Das erleichtert Anwendern die Erstellung von visuell ansprechenden Präsentationen und stellt sogleich sicher, dass alle Präsentationen dem Markenauftritt entsprechen.

Unser Profi-Tipp für die Präsentationserstellung: Nutzen Sie visuelle Metaphern, um Ihre Botschaften zu untermauern. In unserem Blogartikel zum Thema visuelle Metaphern finden Sie dazu wertvolle Informationen.

5.

Klare Botschaften

klare Botschaften

In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie die Botschaften, die Sie mit Ihrer Präsentation vermitteln klar und deutlich zum Ausdruck bringen. Dazu gehört das richtige Maß an Informationstiefe. Zu wenig Informationen lassen Ihre Präsentation oberflächlich und wenig kompetent erscheinen. Zu viel Informationen dagegenwirken verwirrend und lenken von Ihren Zielen ab. Die Gefahr ist groß, dass Ihr Publikum aussteigt und Ihre Botschaften verloren gehen.

Wie viele Details und Informationen genau richtig sind, hängt von Ihrem Thema und von dem Wissensstand Ihres Publikums ab. Falls Sie das im Vorfeld nicht einschätzen können, empfehlen wir Ihnen Informationen, die aus Ihrer Sicht nachgelagert sind, auf Folien im Anhang zu verlagern oder Folien auszublenden, die Sie bei Bedarf anwählen können. So sind Sie auf Rückfragen bestens vorbereitet. Diese Methode eignet sich auch, wenn Sie datenbasierte Informationen präsentieren. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Kennzahlen und legen Sie die dazugehörigen Tabellen in den Anhang. So können Sie schnell reagieren, wenn Sie nach der Datenbasis gefragt werden.
Wie Sie Daten ansprechend und schnell erfassbar aufbereiten können, erfahren Sie in unserem Blogartikel über Datenvisualisierung in Präsentationen.

Für die Strukturierung Ihrer Präsentation beachten Sie bitte folgende Faustregel: ein Gedanke pro Folie. Die Aufnahmefähigkeit Ihres Publikums ist begrenzt. Verlangen Sie nicht, dass Ihr Publikum liest und gleichzeitig zuhört. Denn das wird nicht funktionieren. Vermeiden Sie überfüllte Folien und lenken Sie stattdessen die Aufmerksamkeit auf Ihren Vortrag.

6.

Involvement

Involvement

Bei PowerPoint-Präsentationen denkt man zunächst an Frontal-Vorträge, bei denen das Publikum maximal am Ende der Präsentation aufgefordert wird, Fragen zu stellen. Diese Form der Präsentation ist aus Publikumssicht passiv. Wenn es das Präsentationsthema und die Präsentationssituation erlauben, raten wir Ihnen, Ihr Publikum stärker zu involvieren. Das kann über eine direkte Ansprache erfolgen, über Feedback-Folien, über Fragestellungen oder über interaktive Elemente wie Umfragen oder Workshop-Methoden. Der Vorteil ist, dass Sie bereits während des Vortrags Hinweise zu den Bedarfen Ihrer Zielgruppe erhalten und Ihre Präsentation anpassen können. Sie signalisieren Ihrem Publikum echtes Interesse an ihren Anforderungen und halten außerdem die Aufmerksamkeit während des gesamten Vortrags hoch. Bereiten Sie Folien vor, die Sie gemeinsam mit dem Publikum füllen oder ergänzen können. Es gibt viele Möglichkeiten, das Publikum in Ihre Präsentation zu involvieren, ohne dass Sie Gefahr laufen, den roten Faden Ihrer Präsentation zu verlieren.

7.

Flexibilität

Flexibilität

Es ist gut, eine klaren Ablaufplan für eine Präsentation im Kopf zu haben. Dennoch kann es vorkommen, dass neue Informationen, Fragen aus dem Publikum oder ein aktuelle Ereignisse Ihren Plan durchkreuzen. Dann ist es wichtig, reagieren zu können. Bereiten Sie sich auf solche Situationen vor. Legen Sie Folien, die Sie bei Bedarf zeigen können, in den Anhang. Stellen Sie auch sicher, dass Sie auf andere Präsentationen oder Dokumente zurückgreifen können, in denen die hochkommenden Themen bereits bearbeitet wurden. Blocken Sie nicht ab, aber lassen Sie sich auch nicht völlig aus dem Konzept bringen. Manchmal kann es ausreichen, wenn Sie auf das Ende der Präsentation verweisen und dort die Fragestellung wieder aufgreifen. Oder Sie verändern die Reihenfolge Ihrer Präsentation, ziehen Themen vor oder überspringen Folien. Eine Möglichkeit, sich auf solche Situationen vorzubereiten, sind Feedback-Folien nach jedem Kapitel. Auf diesen Folien notieren Sie Themen und Aspekte, die dem Publikum wichtig sind. Am Ende der Präsentation können Sie darauf aufbauend, in eine Diskussionsrunde starten.

8.

Timing

Timing
Respektieren Sie die Zeit Ihrer Zuhörer. Es kommt beim Publikum nicht gut an, wenn ein Vortrag ihre gesamte Tagesplanung durcheinanderbringt oder Pausen entfallen. Also halten Sie sich an die vereinbarte Zeit und überziehen Sie nicht. Das bedeutet auch, dass Sie Puffer einbauen sollten, z. B. für Rückfragen aus dem Publikum oder die anschließende Diskussion. Wenn Sie z. B. 30 Minuten Zeit haben, sollten Sie etwa 20 Minuten für den Inhalt und 10 Minuten für Fragen und Diskussionen einplanen. Für die grobe Orientierung sollten Sie zwei Minuten pro Folien reine Präsentationszeit rechnen. Dieser Wert kann aber stark variieren – auch von Folie zu Folie. Am besten machen Sie einen Probelauf und messen die Zeit. Dann wissen Sie, ob Sie kürzen müssen.

9.

Guter Abschluss

Die professionelle Präsentation

Überlegen Sie sich gut, wie Ihre Präsentation endet. Die letzte Folie kann entscheidend sein. Immer wieder erleben wir einen Präsentationsabschluss, der über „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“ nicht hinausgeht. Eine vertane Chance, denn die Schlussfolie ist die Überleitung zu allem, was nach der Präsentation kommt: eine neue Geschäftsbeziehung, eine wichtige Entscheidung, die Fortführung eines Projekts. Nutzen Sie die Chance, am Ende Ihrer Präsentation die nächsten Schritte einzuleiten. Machen Sie „Nägel mit Köpfen“, indem Sie auf der letzten Folie Freigaben festhalten, Termine vereinbaren oder To-Dos und Zuständigkeiten definieren. Damit schaffen Sie Verbindlichkeit und stellen sicher, dass Ihre Präsentation wirkt.

Mehr Tipps lesen Sie in unserem Blogartikel zur Schlussfolie von Präsentationen.

10.

Üben, üben, üben

Die professionelle Präsentation

Ein Termin rückt näher, die Präsentation ist immer noch nicht fertig und am Ende bleibt keine Zeit mehr zum Üben. Das kommt leider immer wieder vor. Dabei ist es so wichtig, eine Präsentation vorab einmal durchzuspielen. Am besten vor einem Test-Publikum, dass Ihnen hilfreiches Feedback gibt. Fragen Sie zum Beispiel Ihre Kollegen, ob sie dazu bereit sind. Selbst erfahrene Präsentatoren profitieren von einem „Blick von außen“. Wichtig ist, dass Sie die Zeit, die Sie für den Test und für eventuelle Anpassungen benötigen, von vornherein einplanen. Ein Testdurchlauf ist nicht nur da, um die Präsentation zu optimieren, er gibt Ihnen auch Sicherheit und sorgt so für einen überzeugenden Auftritt vor Publikum. 

Weitere interessante Informationen für die Erstellung von Präsentationen finden Sie in diesen Blogartikeln:

4 Schritte für eine erfolgreiche Präsentationserstellung

Storytelling in Präsentationen

Wie Storyboards bei der Präsentationserstellung helfen