Das Handout zu Ihrer PowerPoint-Präsentation
Zu irgendeinem Zeitpunkt werden Sie vielleicht Ihre Präsentation aushändigen. In Papierform oder auch elektronisch. Obwohl es einfach klingt, sollte man sich im Vorfeld dazu einige Gedanken machen. Weil aus unserer Sicht mehr dazu gehört, also einfach nur auf „Drucken“ oder „Datei anhängen“ zu klicken. Warum das so ist? Wie immer im Leben liegt der Teufel im Detail.
Wann setzen Sie ein Handout ein?
Wann kann es vorkommen, dass Sie ein Handout nutzen möchten?
- Als Vorabinformation zu einem Präsentationstermin
- Als Erinnerung nach einem Präsentationstermin
- Direkt vor Beginn eines Meetings oder z.B. eines Seminars, sodass man sich während des Vortrags / der Veranstaltung Notizen machen kann
- Vorab für den Veranstalter eines Kongresses, entweder für ihn zur Kontrolle oder weil er es den Teilnehmern zur Verfügung stellen möchte
Viele Wege führen nach Rom. Muss es wirklich immer ein Handout sein?
Tatsächlich ist es auch im Falle einer eigentlich unbedeutenden Randerscheinung Ihrer PowerPoint-Präsentation wie dem Einsatz eines Handouts wichtig, über Ziel und Taktik dieses Mittels nachzudenken. Wenn Sie es als Medium benutzen möchten, gibt es dazu allgemeine Gedanken und Fragen zum Zeitpunkt des Einsatzes und zur psychologischen Wirkung.
Generell
- Denken Sie darüber nach, ob Ihre ausgedruckten Folien für sich alleine stehen können. Denn sie dienen im Normalfall nur der visuellen Unterstützung Ihres Vortrages. Die Erfahrung zeigt, dass Sie eine Präsentation nicht mit einem Handout gleichsetzen können, sondern dass Sie sie dazu bearbeiten und ergänzen müssen.
- Bedenken Sie, auf welchem Hintergrund Ihre Folien angelegt sind und ob sich dieser zum Ausdruck eignet bzw. ob man später etwas darauf notieren kann. Manche Präsentationen haben z.B. einen dunklen Hintergrund.
Vorab, während oder danach – je nach Situation
- Ein Veranstalter möchte Ihre Folien vorab sehen. Einmal, um sicher zu gehen, ob Sie sich an seine Vorgaben gehalten haben. Und zum anderen, weil er den späteren Download oder die Verteilung für die Teilnehmer seiner Veranstaltung vorbereiten möchte. Das ist legitim. Treffen Sie dennoch mit ihm die Vereinbarung, dass Ihre Präsentation erst zum oder nach Ihrem Termin den Teilnehmern zugänglich gemacht wird. Damit Sie nicht einen Vortrag halten, den jeder schon kennt.
- Sie verschicken Ihren Vortrag quasi als Agenda im Vorfeld, damit jeder sehen kann, worum es geht oder was auf ihn zukommt. Tun Sie das bitte nicht. Machen Sie sich stattdessen die Mühe, die Agenda separat zu erstellen. Niemand interessiert sich wirklich für etwas, das er vorher schon gelesen hat. Und zum anderen kann es durchaus sein, dass man die Inhalte nicht so versteht, wie Sie sie gemeint haben und bereits mit Vorurteilen oder Vorentscheidungen in Ihre Präsentation kommt, die Sie dann mit hoher Energie wieder ausräumen müssen.
- Sie händigen Ihre Präsentation zu Beginn Ihres Termins als Handout aus. Überlegen Sie gut, in welcher Vortragssituation das passt. Weil Sie damit rechnen müssen, dass Ihre Zuhörer in dem Handout blättern, bereits vorauslesen und schon zu wissen meinen, was jetzt kommt. Die Konzentration auf Sie selbst und Ihre Aussagen kann dabei schnell verloren gehen. Je nachdem können Sie einzelne Folien zu bestimmten Themen genau dann zur Unterstützung austeilen, wenn sie gebraucht werden. Zur Veranschaulichung, zur Unterstützung, vielleicht auch nur als dramaturgisches Instrument, um die Bedeutung auch noch haptisch zu betonen. Achten Sie dann darauf, dass das Layout Ihrer Folien Notizen möglich macht. Ein anderer Fall sind längere Schulungsveranstaltungen, bei denen Sie es den Teilnehmern leicht machen, wenn Sie ihnen die wichtigsten Folien direkt zu Beginn geben, z.B. als 2-auf-1-Handout mit Platz für Notizen. Bedenken Sie allerdings, dass der Preis, den Ihre Zuhörer für diesen Komfort zahlen, i.d.R. ein vermindertes Lernen ist. Denn die motorische Handlung des Mitschreibens unterstützt das Abspeichern von Informationen im Gedächtnis.
- Sie geben Ihren Vortrag nach einem Termin als Erinnerung aus. Denken Sie daran, ihn dann gut lesbar auszudrucken und schön aufzubereiten. Nur in diesem Fall können Sie auf der letzten Folie auch Ihre Kontaktdaten ergänzen.
- Sollten Sie Ihren Vortrag nach Ihrem Termin elektronisch versenden, dann ist das PDF-Format eine gute Wahl. Und je nach Situation und Empfänger wäre es auch gut, Sie würden in der Fußzeile Ihr Copyright ergänzen. Für alle Fälle.
So einfach das Thema zu sein scheint – Sie sollten dem Medium Handout im Vorfeld dennoch ein paar Gedanken widmen. Es kann Ihre Ziele unterstützen oder – falsch eingesetzt – sie behindern.
Wie war das noch einmal? Überlassen Sie Ihren Erfolg niemals dem Zufall. Das gilt auch für die kleinen Dinge des Präsentationslebens.